Rapat (meeting) mingguan bisa menjadi kewajiban yang ‘menakutkan’, sebab waktu yang seharusnya bisa untuk mengerjakan tugas penting, malah banyak terbuang. Tapi itu tidak harus terjadi kalau tips meeting efektif bisa Anda temukan. Justru sebaliknya, meeting setiap minggu bisa menjadi salah satu momen yang baik untuk melihat progress bersama dan merencanakan apa saja yang harus diselesaikan setelah ini.
Meeting yang efektif tidak terjadi begitu saja, melainkan harus direncanakan sedemikian rupa. Bagaimana kiat untuk memastikan setiap obrolan selama rapat membuahkan hasil maksimal?
Setiap pembahasan saat meeting terdiri dari apa yang akan dibahas, proses menentukan bagaimana hal itu akan dibahas, merancang pendekatan langkah demi langkah yang membawa Anda ke hasil yang diinginkan. Untuk memulai, jawab dua pertanyaan ini:
- Poin apa saja yang perlu dievaluasi bersama?
- Apa yang ingin dicapai dalam setiap poinnya?
Setelah tujuan mendasar itu ditetapkan, selanjutnya untuk lebih jelas, setiap bagian pembahasan harus mengarah ke hal berikut;
Daftar isi
Apa hasil yang diinginkan?
Hasil apa yang diharapkan di akhir diskusi? Pastikan ada tujuan khusus yang ditetapkan di awal. Komentar dan pertanyaan yang relevan dari setiap orang akan membantu menentukan hasil, juga memberi kejelasan tentang di mana pembicaraan akan selesai.
Siapa yang memimpin?
Ini adalah orang yang akan Anda minta untuk mengatur forum untuk membahas topik. Dia juga orang yang akan mengakhiri diskusi saat tiba di akhir kesempatan. Selain membawa forum dengan baik, dia juga orang yang bisa mendengarkan.
Berapa banyak waktu yang dibutuhkan?
Berapa lama untuk menyelesaikan masalah ini? Mulailah dengan berpikir dalam hal blok 20 menit. Salah satu alasan untuk menjadwalkan lebih sedikit item agenda dalam rapat adalah untuk memungkinkan Anda mengambil lebih banyak waktu untuk diskusi jika perlu.
Mulailah dengan menjadwalkan jumlah waktu yang menurut Anda akan diperlukan, agar nantinya bisa bekerja secara efektif. Buat kerangka waktu yang realistis namun tetap fokus dan tetap relevan. Anda dapat menambahkan lima atau 10 menit jika perlu untuk menyelesaikan hal yang belum selesai. Semua anggota tim juga merasa waktu mereka dipakai dengan baik karena telah merencanakan sesuatu dengan efisien.