Merasa Masih Kurang Optimal? Ini dia Pelatihan yang Cocok untuk Customer Service!

Hal penting yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan tentu saja dengan meningkatkan layanan pelanggan. Tim layanan pelanggan atau biasa disebut customer service yang Anda miliki menjadi wajah dari perusahaan Anda, dan pengalaman pelanggan akan ditentukan oleh kualitas customer support yang mereka terima. Tidak peduli betapa besar produk dan sebaik apapun staff Anda, satu hal yang paling diingat pelanggan adalah interaksi langsung mereka dengan perusahaan Anda.

Perusahaan yang Cerdas

Salah satu hal positif dari perusahaan yang kuat adalah memiliki relasi pelanggan yang baik. Perusahaan yang cerdas akan selalu bertanya, “Seperti apa pelayanan pelanggan yang baik?”. Setiap perusahaan tentu memiliki strategi tersendiri, baik itu pelatihan intern, training, atau workshop untuk staff dan customer service mereka. Lalu dalam pelatihan atau training, hal apa yang perlu diperhatikan oleh Anda sebagai bisnis owner? Berikut adalah dua hal yang perlu Anda perhatikan :

#1. Memperkuat Skill Customer Service

Bila sebelumnya Anda tidak yakin bahwa staff yang Anda memiliki customer service skill yang baik, lakukan survey atau wawancara ke pelanggan. Selanjutnya, pastikan bahwa materi pelatihannya nanti sesuai untuk tim customer service Anda, sehingga mereka memiliki kemampuan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

#2. Staff Konsisten dan Mau Belajar

Pengalaman pelanggan yang buruk tentu saja dapat merusak citra perusahaan Anda. Selain memastikan skill yang tepat, Anda perlu memastikan bahwa staff layanan pelanggan Anda memiliki semangat belajar yang baik dan mampu menerapakan ilmu baru yang telah dipelajari dalam sebuah pelatihan atau training secara konsisten.

Skill yang Perlu Dikuasai Staff Customer Service Anda
Ada banyak kemampuan umum yang perlu dikuasai staff customer service Anda, kemampuan tersebut secara signifkan akan meningkatkan konversi dengan pelanggan. Antara lain :

Kesabaran : Bila Anda menghadapi pelanggan setiap hari, pastikan untuk tetap sabar ketika mereka datang pada Anda dalam kondisi emosi. Pastikan untuk mencari tahu apa sebenarnya yang mereka inginkan.

Perhatian : Kemampuan untuk benar-benar mendengarkan dan memberikan feedback pelanggan Anda jadi satu hal yang cukup penting.

Komunikasi yang Jelas : Ketika berbicara tentang poin penting yang Anda perlu sampaikan dengan jelas ke pelanggan, lakukan dengan sederhana dan mudah dipahami.

Paham Produk : Pegawai yang bertugas menghadapi pelanggan harus memiliki pengetahuan mendalam tentang bagaimana kerja dan apa saja produk Anda.

Manajemen Waktu : Bila Anda tidak tahu solusinya, cara terbaik adalah mengalihkan pelanggan ke orang yang dapat membantunya. Jangan berlama-lama di area yang akan membuat waktu Anda dan pelanggan terbuang percuma.

Memahami Pelanggan : Lihat dan dengarkan petunjuk tentang mood mereka, tingkat kesabaran, personalitas, dan sebagainya. Dengan begitu Anda dapat menjaga interaksi yang positif dengan pelanggan.

Kemampuan Persuasi : Anda perlu memiliki beberapa teknik persuasi agar Anda bisa meyakinkan pelanggan bahwa produk Anda tepat untuk mereka.

Meningkatkan layanan pelanggan memang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Perlu proses dan juga pelatihan yang benar.

Interaksi dengan Pelanggan

Bila staff customer service Anda telah memiliki skill yang dibutuhkan, maka pastikan juga bahwa layanan pelanggan telah diterima dengan baik, caranya :

-. Dengarkan apa yang disampaikan pelanggan agar mereka merasa didengar.

-. Klarifikasi dan ulangi apa yang pelanggan katakan untuk memastikan Anda memahami apa yang mereka sampaikan.

-. Bersikap empati. Misalnya membuat refleksi perasaan mereka dengan mengatakan, “Saya mengerti kenapa Anda merasa kesal.”

-. Mengakui kesalahan meski Anda lebih dulu menyadarinya sebelum pelanggan. Ini akan membangun kepercayaan dan mempertahankan rasa percaya diri.

-. Follow up setelah masalah terselesaikan. Pastikan masalah telah teratasii dan pelanggan puas dengan layanan yang Anda berikan.

Meskipun sudah bersikap proaktif, Anda tidak dapat mengetahui masalah tiap pelanggan. Untuk memastikan Anda mengetahui pengalaman baik atau buruk yang dimiliki pelanggan, ciptakan cara mudah bagi pelanggan untuk memberi feedback. Bisa berupa survey di akhir layanan telepon, survey email, atau formulir “Contact Us” dari web Anda.

Program Pelatihan Akeyodia

Silakan hubungi kami di telepon/WA ke nomor 08112652244 /08112652210, jika Anda tertarik mengadakan Training untuk Perusahaan/Instansi/Sekolah, Pelatihan untuk Masa Persiapan Pensiun, Seminar motivasi, 1 on 1 life coaching, 1 on 1 business coaching, konsultasi pribadi, dan seminar online.