08112652210 / 08112652244 info@bisniscoaching.com

Selain di area produksi, konsep lean ternyata juga efektif untuk diterapkan di area kantor. Terlepas dari penggunaan istilah yang berbeda dan sulit diterjemahkan, yang terpenting dalam menerapkan lean adalah memahami esensi lean yang digunakan untuk menghilangkan penyimpangan dalam proses yang tidak memberi nilai tambah.

Konsep lean digunakan perusahaan untuk menciptakan proses sesuai standar kerja terbaik. Ketika menerapkan konsep lean di area kantor, artinya Anda akan menstandarisasi proses administrasi. Proses yang standard akan menghasilkan kualitas pekerjaan lebih baik, waktu layanan yang terprediksi, dan biaya yang terkendali.

Apa itu Lean Office?


Lean Office adalah penerapan prinsip lean di kantor dalam artian diterapkan pada bidang administrasi.

Lean Office yang dibangun hendaknya mampu meningkatkan produktivitas dan kualitas dalam fungsi administrasi, serta mengidentifikasi dan menghilangkan kerugian. Termasuk juga menganalisis proses dan prosedur menuju otomatisasi kantor. Pada dasarnya, Lean Office berusaha menghilangkan kerugian atau pemborosan dalam kantor (Office Waste) sebagai berikut :

-. Membuat extra copies dari laporan dan menghasilkan laporan yang tidak diperlukan

-. Ketergantungan pada bagian lain untuk menyelesaikan tugas-tugas

-. Persetujuan atau tanda tangan dari banyak orang atau terlalu berlebihan

-. Masalah dalam program komputer seperti kesulitan dalam mencari file, kehilangan dokumen, dll

-. Pengarsipan dokumen kerja yang berlebihan

-. Perbaikan berulang kali terhadap dokumen yang salah

-. Pembelian office supplies yang berlebihan

-. Peralatan kantor yang tidak dipakai lagi

-. Dan lain-lain

 

Lalu Bagaimana Memulai Lean Office?

Lean Office  dapat dimulai dari manajemen posisi atas atau manajemen senior. Tim manajemen senior nantinya membentuk sub-komite yang beranggotakan semua orang yang terlibat. Aktivitas yang diperlukan ketika membangun Lean Office adalah :

  1. Memberikan kesadaran tentang Lean Office kepada semua fungsi pendukung di perusahaan.
  2. Mengidentifikasi PQCSDME (Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety/Service, Motivation dan Environment) dalam setiap fungsi serta keterkaitannya dengan kinerja tim di perusahaan.
  3. Peningkatan terus-menerus dalam setiap fungsi pendukung yang ada dalam tim di perusahaan.
  4. Membuat papan aktivitas yang ditampilkan secara visual (Visual activity board), di mana kemajuan yang berkaitan dengan hasil dan aktivitas perbaikan atau peningkatan terus menerus (Lean Office Kaizen) akan dipantau.

Agar Proses Lean Office Berhasil

Sebagai karyawan kantor, Anda tahu pasti bahwa ada begitu banyak variasi dalam proses adminitrasi, namun sulit diikuti karena situasi yang dihadapi terus berubah, berbeda dengan area produksi yang semua aktivitasnya terencana.

Namun dengan menggunakan konsep lean, Anda akan tahu dengan pasti bahwa ternyata variabilitas dalam proses administrasi yang Anda hadapi merupakan dampak dari kegagalan proses itu sendiri dan kenyataannya semua variablitas tersebut dapat Anda kontrol jika tahu caranya.

Cara perusahaan atau organisasi menerapkan metode lean untuk proses administrasi adalah sebagai berikut :

  1. Mengumpulkan semua tim dalam perusahaan atau organisasi, agar semua karyawan memahami tentang apa itu konsep lean dan esensi yang dimilikinya.
  2. Mengembangkan project charter yang berisi narasi tentang apa saja yang menjadi fokus tim dan mengapa hal tersebut perlu dilakukan.
  3. Meninjau project charter dengan manajemen. Project charter menjadi salah satu strategi komunikasi dalam proyek perbaikan. Dokumen ini juga akan menyelaraskan antara tujuan dari pelaksanaan proyek dengan tujuan dari bisnis organisasi skala yang lebih besar.
  4. Melakukan pemetaan sesuai kondisi aktual (current state). Membuat peta yang mengasumsikan semuanya berjalan sebagaimana mestinya.
  5. Identifikasi masalah dari proses yang terburuk (sesuatu yang dapat menjadi kesalahan) dan kembangkan serta terapkan solusi untuk masalah proses terburuk.

Proses Lean Office adalah tentang menciptakan arus informasi dan materi yang lancar dan dapat diprediksi sehingga perusahaan atau organisasi dapat melakukan perbaikan dan menghilangkan pemborosan.

Apa Program Akeyodia?

Silakan hubungi kami di telepon/WA ke nomor 08112652244 /08112652210, jika Anda tertarik mengadakan Training, 1 on 1 life coaching, 1 on 1 business coaching, konsultasi pribadi, dan seminar online.



VIDEO (VLOG) COACH EDWIN


Jangan lewatkan menonton video dari Coach Edwin tentang Life, Spiritual dan Bisnis. Tekan tombol berikut pada video dibawah untuk memilih judul Vlog yang Anda ingin lihat.

playlist VLOG



Program Kami

 

Jika Anda membutuhkan pembicara terkait motivasi, konsultasi berbagai masalah kehidupan / bisnis, Coach untuk menangani masalah yang Anda hadapi, silahkan konsultasikan kepada kami melalui whatsApp sekarang juga.



Apa Masalah Anda?

WhatsApp