Cara Efektif Mengatasi Keluhan Pelanggan Bersama Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Kalimantan Utara

Semua pengusaha tentu berharap ketika pelanggan menggunakan produk atau jasanya, mereka puas, memberikan ulasan positif, dan sekaligus merekomendasikan kepada orang lain. Namun bagaimana jika suatu ketika pelanggan merasa tidak puas, kecewa, dan memberikan keluhan?

Pelanggan yang kecewa akan memberikan masalah serius jika tidak diatasi. Kemungkinan mereka tidak akan membeli produk atau jasa Anda lagi. Dan bisa juga dia akan memberikan ulasan yang buruk tentang bisnis Anda kepada orang lain.

Untuk itulah banyak materi yang mengulas tentang cara efektif mengatasi keluhan pelanggan. Sebelum Anda terpuruk terhadap kritik, ambil sisi bahwa pelanggan yang memberikan keluhan adalah pelanggan yang peduli terhadap bisnis Anda.

Keluhan dari pelanggan dapat menjadi peluang untuk meningkatkan kualitas bisnis yang Anda bangun. Untuk itu penting bagi Anda untuk mengetahui cara efektif mengatasi keluhan pelanggan.

 

1. Terima Keluhan Pelanggan dengan Baik

Cara efektif mengatasi keluhan pelanggan di awal tentu dengan menerima keluhan pelanggan tersebut dengan sikap baik dan positif. Hal itu membuat pelanggan tahu bahwa Anda peduli dengan apa yang terjadi pada mereka. Jika benar kesalahan itu dari Anda, maka segeralah meminta maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi.

Tetapi, apabila kesalahan bukan disebabkan oleh kesalahan Anda atau terjadi terjadi kesalahpahaman, katakan kepada pelanggan bahwa Anda memahami bahwa wajar jika pelanggan kecewa. Meski tetap menghargai perasaan pelanggan, namun juga susunlah kata bahwa Anda juga tidak setuju begitu saja terhadap apa yang dikatakan pelanggan.

 

2. Menggunakan Komunikasi yang Baik

Cara efektif mengatasi keluhan pelanggan tentu dengan menggunakan komunikasi yang baik dan menunjukkan rasa empati. Anda dapat mengambil posisi sebagai perusahaan dalam menangani atau memberikan tindakan. Di sini Anda harus mampu membangun kepercayaan kembali dengan berlandaskan bagaimana jika berada diposisi mereka yang dikecewakan.

 

3. Memetakan Masalah yang Menjadi Keluhan Pelanggan

Cara efektif mengatasi keluhan pelanggan dengan memetakan masalah yang menjadi keluhan pelanggan. Ketika Anda mendengar keluhan pelanggan, Anda bisa memahami masalah yang dihadapi, menganalisisnya, mencari tahu apakah sebelumnya pernah mendapat keluhan serupa. Jika keluhannya sama, solusi apa yang dulu Anda terapkan. Dan apakah solusi tersebut berhasil mengatasi keluhan pelanggan atau tidak. Itulah tujuannya mencatat setiap komplain yang masuk dan cara-cara menanganinya.

 

4. Menangani Keluhan dengan Cepat

Cara efektif mengatasi keluhan pelanggan adalah dengan segera mengatasinya. Ketika Anda paham inti keluhannya, mintalah maaf, dan tawarkan solusi yang tepat. Tidak berhenti sampai di sana, konfirmasikan juga apakah solusi tersebut dapat memberikan solusi keluhan mereka.

 

5. Memberikan Solusi Terbaik

Cara efektif mengatasi keluhan pelanggan adalah mengkonfirmasi apakah solusi yang Anda berikan sudah terbaik bagi mereka. Penerapan solusi bagi setiap keluhan harus menjadi pengalaman yang efisien bagi pelanggan. Contohnya ketika pelanggan mengeluh website kesulitan diakses, berikan empati bahwa Anda memahami betapa kesulitannya pelanggan karena masalah tersebut. Untuk itu Anda akan segera memperbaikinya dalam beberapa jam.

 

Dokumentasi Webinar Bersama Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Kalimantan Utara

Itulah beberapa hal terkait cara efektif mengatasi keluhan pelanggan sekaligus untuk mengambil hati pelanggan kembali. Namun hal tersebut tidak serta merta lancar tanpa Anda belajar bagaimana komunikasi yang baik.

Berikut adalah dokumentasi webinar “Effective Ways to Handle Customers: Memahami Pelanggan untuk Meningkatkan Omzet Bisnis”. Webinar tersebut dilaksanakan pada Senin, 5 Agustus 2022 atas kerja sama antara Akeyodia dengan Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Kalimantan Utara.